Emitir boleta electrónica en Chile desde tu e-commerce, paso a paso

Para emitir una boleta electrónica desde tu e-commerce en Chile necesitás tres cosas que se consiguen ante el SII —estar inscrito como emisor electrónico, un certificado digital a nombre de una persona autorizada a firmar por la empresa, y folios (CAF) del tipo 39— y tres pasos dentro de Astrobit: subir el certificado .pfx o .p12 en Configuración → Usuarios, cargar el XML del CAF en Configuración → Folios, y elegir cuándo se emite en Configuración → Canales. La boleta la arma y la firma tu propio sistema. El SII no la emite: la recibe y responde con uno de cuatro estados.

Quién hace qué

La confusión más común es creer que el SII emite el documento. No. Tu sistema numera la boleta con un folio que el SII te entregó antes, la firma con tu certificado digital, y recién ahí la manda. El SII valida y contesta. Si tu sistema no tiene folios o no tiene certificado, no hay boleta que emitir, y el problema no se resuelve en la pantalla de ventas sino en Configuración.

Paso 1: el certificado digital del firmante

El certificado se sube por usuario, no por empresa. En Astrobit vas a Configuración → Usuarios, seleccionás el usuario y usás el botón Autorizar (dice Reautorizar si ya tenía uno). Se abre el diálogo "Autorizar Usuario - Certificado Digital". Mientras el usuario no tenga certificado, la ficha muestra el rótulo "Firma no autorizada"; con certificado válido pasa a "Firmante Autorizado".

El formato es PKCS#12 y el archivo tiene que terminar en .p12 o .pfx. Cualquier otra extensión se rechaza en el navegador con "Formato no válido. Solo .p12 y .pfx". La contraseña es obligatoria: sin ella el botón queda deshabilitado.

Al subirlo, Astrobit abre el archivo, lee la fecha de vencimiento del certificado y la compara con la fecha de hoy. Lo que puede pasar:

• Contraseña equivocada → "Contraseña del certificado incorrecta".
• Certificado ya vencido → "Certificado expirado el <fecha>", y la carga se detiene ahí.
• Certificado válido → el archivo se manda al servicio de firma y el usuario queda marcado como firmante.

Dos detalles que conviene saber. El certificado no queda guardado en el ERP: viaja al servicio que firma los documentos. Y Astrobit lee la fecha de vencimiento sólo en ese momento, no la guarda ni te avisa cuando se acerca. No existe una alerta de "tu certificado vence en 30 días". Anotá vos la fecha.

Paso 2: los datos del emisor

Una boleta impresa lleva datos que no salen de tu catálogo: la razón social, el giro, la oficina del SII que te corresponde, y el número y año de la resolución que te autorizó a emitir. En Astrobit esos campos se traen desde el SII: en Configuración → Contribuyentes, el botón "Sincronizar con SII" abre el cuadro "Información del SII" y completa razón social, giro, código de actividad, dirección, Oficina SII, y el número y fecha de la resolución. También muestra un rótulo "Certificado" o "No Certificado" según lo que responda el SII.

Esa consulta necesita un firmante ya autorizado. Sin ninguno responde "Debes inscribir un firmante autorizado para esta funcion".

El PDF de la boleta usa esos datos: el recuadro superior imprime el RUT del emisor, el título BOLETA ELECTRÓNICA, el número de folio y la línea "S.I.I - <oficina>". Abajo va el código de barras PDF417 con la leyenda "Timbre Electrónico SII" y la línea "Res. <número> de <año>".

Paso 3: los folios (CAF)

Los folios se piden en el sitio del SII. En Astrobit no hay dónde pedirlos: lo que hacés es cargar el XML del CAF que descargaste del SII. Va en Configuración → Folios, en la pantalla "Autorización de Folios", con el botón Nuevo y el recuadro "Subir Folios / Formato XML".

Del XML el sistema lee el tipo de documento, el rango desde-hasta, la fecha del CAF, el RUT del emisor y la llave privada. Si ese RUT no corresponde a ningún contribuyente cargado, responde "Contribuyente <razón social> no existe". Si el archivo no se puede leer, responde "Archivo corrupto".

La primera carga de cada tipo pregunta desde qué folio partir

Si es el primer CAF de ese tipo para ese contribuyente, Astrobit no asume que empezás por el primer folio del rango. Abre el diálogo "Continuar numeración de folios" con el texto "Indique desde qué folio continuar (el último folio ya emitido + 1)", un campo "Folio inicial" y la ayuda "Rango disponible: <desde> – <hasta>". Acepta hasta el último folio del rango más uno, para el caso de un rango ya consumido entero en otro sistema. Fuera de eso responde "Folio inicial fuera de rango".

Esto existe por las migraciones: si venías emitiendo con otro software y cargás el CAF que ya usaste a medias, el sistema retoma donde quedaste en vez de repetir folios. Las cargas siguientes del mismo tipo no preguntan nada y arrancan en el primero del rango. Volver a subir un CAF ya cargado actualiza sus datos y nunca mueve el puntero: recargar no reinicia la numeración.

Vencimiento: la boleta es la excepción

El CAF de boleta afecta (T39) se guarda sin fecha de vencimiento. Todos los demás tipos —factura afecta T33, factura exenta T34, nota de crédito T61, nota de débito T56, guía de despacho T52 y factura de compra T46— se guardan con vencimiento a los seis meses contados desde la fecha del CAF, no desde el día que lo subiste. Un CAF que estuvo tres meses guardado en tu escritorio entra con tres meses de vida útil.

Al asignar un folio, el sistema descarta cualquier CAF que venza dentro de la próxima hora, toma siempre el folio disponible más bajo y hace la asignación de forma atómica: dos ventas simultáneas no reciben el mismo número.

Un límite de la pantalla: la columna "Disponibles" suma los folios de todos los CAF sin mirar el vencimiento. Para boleta da lo mismo, porque no vence. Para factura podés estar viendo como disponibles folios que el emisor ya no va a usar; la fecha "Creado" de cada CAF, en el detalle del tipo, es la referencia real.

Otro límite: la boleta exenta (tipo 41) no existe en Astrobit. Los tipos que reconoce son T33, T34, T39, T61, T56, T52 y T46. Si cargás el CAF de una boleta exenta, el archivo se rechaza.

Paso 4: cuándo se emite

La emisión automática se configura por canal y por contribuyente, en Configuración → Canales, en el campo "DTE Automático". Son cinco modos:

Modo	Qué hace
Nunca	Valor por defecto. No emite nada solo; emitís a mano desde la venta con el botón "Emitir Boletas".
Solo boleta	Emite automáticamente cuando la orden es boleta. Las facturas quedan para emisión manual.
Solo factura	Al revés: emite sola la factura y deja la boleta a mano.
Siempre	Emite el documento que corresponda, boleta o factura.
Al empacar	No emite al entrar la orden. Emite cuando se cierra el empaque en Picking. En Shopify, además devuelve tipo y folio a la orden.

"Al empacar" es el modo para quien no quiere documentos emitidos de órdenes que todavía pueden caerse por quiebre de stock.

Boleta o factura: cómo se decide

La orden nace marcada como boleta o como factura, y ese flag decide el tipo de documento. En Shopify, si el checkout trae un atributo con la elección del comprador, esa elección gana. Si no lo trae, la orden sale como factura sólo cuando hay un RUT válido en la dirección de facturación y además el canal fuerza factura o la dirección de facturación difiere de la de envío. Las órdenes que llegan desde Shopify POS salen siempre como boleta: ahí la comparación entre direcciones no significa nada.

Cuando no hay comprador identificado, la boleta sale con el RUT genérico 66666666-6.

Hay una diferencia práctica entre los dos documentos: la factura necesita receptor con RUT real y giro, porque sin giro el SII la rechaza. Por eso, si la orden quedó marcada como factura pero el receptor no tiene giro, Astrobit retiene la emisión automática hasta que alguien complete los datos fiscales. La boleta no tiene esa restricción. Lo mismo se ve en la emisión manual desde Facturación: para boleta se valida el RUT del cliente y nada más, mientras que factura y guía exigen giro, dirección, comuna y región.

Los cuatro estados que devuelve el SII

Todo documento emitido queda con uno de cuatro estados, cada uno asociado a su trackId: Enviado (recién salió, el SII todavía no responde), Aceptado, Rechazado y Reparos (aceptado con observaciones). En Facturación, el menú de cada documento ofrece "Actualizar Estado" mientras está en Enviado, "Reemitir" si está Rechazado o Enviado, y "Anular" o "Editar" según el tipo y el estado.

La opción "Ver errores", que trae las glosas del rechazo, tiene dos condiciones: sólo funciona para boletas y sólo si el documento tiene trackId. Astrobit guarda el estado, no el detalle del rechazo, así que ese detalle se vuelve a consultar al SII en el momento; una boleta rechazada sin trackId no tiene nada que consultar.

El techo de 60 productos por documento

Un DTE admite hasta 60 productos distintos. El costo de despacho, cuando se cobra, ocupa uno de esos 60 lugares. No es un tope de unidades: 200 unidades de 3 productos entran sin problema.

Cuando una orden pasa de 60 productos distintos, Astrobit no falla: parte la orden en varios documentos agrupando bultos, y el despacho se cobra en uno solo de ellos para no duplicarlo. En el selector de bulto de una venta, un bulto que llegó al tope aparece como "(Lleno - 60/60)" y no se puede elegir.

Mandar la boleta al comprador viene apagado

El envío del documento por correo al comprador no está activo por defecto. Son tres interruptores separados, en Configuración → Canales, bajo "Enviar DTE al correo", y los tres nacen apagados:

• "Enviar boleta/factura de venta creada"
• "Enviar boleta/factura de venta editada"
• "Enviar nota de crédito de venta editada/anulada"

Son independientes: podés mandar la boleta original y no mandar la nota de crédito. El correo sale sólo si el cliente tiene correo registrado, lleva el PDF adjunto y el asunto queda como "[<empresa>] Boleta Electrónica - Compra <número>". El ticket de cambio se adjunta únicamente al documento original, no a las reemisiones ni a las notas de crédito.

Qué pasa si te quedás sin folios

La emisión se detiene antes de crear el documento, con un mensaje que nombra el tipo agotado: "No quedan folios para: Boleta Electrónica". Emitiendo desde Facturación el aviso dice que se agotaron los folios de ese tipo y pide reintentar. Además se dispara una notificación de folios.

El aviso previo se configura en Configuración → Alertas, en el bloque "Folios" ("Alerta de agotamiento de folios SII por tipo de documento"). Por cada tipo de documento hay un campo "Umbral" y una lista "Notificar a". Cuando el saldo de folios de ese tipo baja del umbral, el aviso se dispara al emitir.

Dos advertencias honestas. La primera: el umbral y la lista de usuarios determinan cuándo se dispara el aviso, pero el correo sale a la casilla de notificaciones del sistema, no a los usuarios elegidos en la lista. La segunda: aunque el mensaje de agotamiento diga que se pidió un rango nuevo, el CAF sólo queda cargado cuando alguien sube el XML en Configuración → Folios. Es el único punto del sistema por el que un CAF entra.

Lo que hacés vos ante el SII, y Astrobit no hace por vos

1. Inscribirte como emisor electrónico. El trámite y la resolución son tuyos. Astrobit lee el número y la fecha de esa resolución cuando sincroniza al contribuyente, y los imprime en el documento. No la tramita.
2. Comprar y renovar el certificado digital. Se compra a un proveedor autorizado, a nombre de una persona natural con poder para firmar por la empresa. Astrobit valida contraseña y vencimiento al subirlo y lo entrega al servicio de firma. No lo emite, no lo renueva y no te avisa antes de que venza.
3. Certificarte ante el SII. El set de pruebas se hace en el SII. Astrobit te muestra si figurás como certificado cuando sincroniza el contribuyente; no corre el set por vos.
4. Pedir los folios. Cada vez, por cada tipo de documento, en el sitio del SII, y después subir el XML. Ese paso es manual siempre.
5. Declarar y pagar. Astrobit arma el libro de ventas, el de compras y la propuesta del F29 a partir de los documentos, y concilia contra el registro que descargás del SII. La declaración la presentás vos.

Dicho al revés: Astrobit se hace cargo del documento —numerarlo, firmarlo, mandarlo, seguir su estado, guardarlo y contabilizarlo—. Todo lo que es trámite ante el SII sigue siendo tuyo.